La plupart d’entre nous sommes accros aux emails. Selon les estimations, nous passons près de cinq heures et demie chaque jour de la semaine à les consulter.
Malgré l’explosion des réseaux sociaux ces dernières années, les emails ne sont pas en déclin. Les enquêtes estiment que le nombre de mails envoyés chaque jour aura atteint 246 milliards en 2019 (contre 205 milliards en 2015). Et il est prouvé que les emails sont autant populaires auprès des jeunes que chez les jeunes de l’époque où ils ont été inventés.
On pourrait penser que l’on travaille tous plus longtemps et plus durement. Il y a une part de vérité là-dedans. Mais l’augmentation de l’utilisation des emails peut aussi s’expliquer par l’augmentation plus générale de la dépendance au numérique. Les emails ne sont plus réservés à nos ordinateurs de bureau et portables et la plupart d’entre nous y accèdent sur nos smartphones et tablettes, souvent confortablement installés dans nos propres lits.
Nous avons tendance à répondre rapidement aux emails, ce qui suggère que nous les consultons constamment et essayons de vider la boîte de réception, même si elle se remplit à nouveau. Pour enfin les maîtriser, il faut s’attaquer aux causes profondes et pas seulement aux symptômes qui se manifestent fréquemment.
Voici dix façons pour reprendre enfin le contrôle sur votre boîte de réception chaotique.
1- Arrêtez d’utiliser les emails comme substitut à un service de messagerie instantanée
L’email n’est pas vraiment conçu pour une conversation rapide. Naviguer entre les différentes conversations qui encombrent les boîtes de réception prend du temps. Utilisez des méthodes alternatives, mieux adaptées. Et, idéalement, réglez les choses en face à face ou par téléphone.
2- Méfiez-vous des messages répétitifs
C’est ce qu’on appelle le problème de la “réplication des messages”. Un SMS arrive : “Je vérifie juste que tu as reçu mon email”. Le téléphone sonne : “Je viens de t’envoyer un email”.
Beaucoup de gens hésitent encore à faire confiance aux décisions prises virtuellement. Beaucoup de décisions prises par le biais des messages et des emails ne sont pas entièrement acceptées et on se retrouve avec une avalanche de réplication des messages. Des SMS pour confirmer les messages des réseaux sociaux, des emails pour confirmer les SMS, des appels téléphoniques pour confirmer les emails, et des rencontres face à face pour confirmer les appels téléphoniques.
Ce chevauchement prend beaucoup de temps et peut prêter à confusion. Les emails ne sont pas un bon outil de prise de décision formelle. La salle de réunion où l’on se rencontre en tant qu’êtres humains réels reste le lieu le plus important pour beaucoup de gens.
3- Désherbez votre jardin d’email
Une boîte de réception encombrée est comme un jardin envahi de mauvaises herbes. Supprimer les messages encombrants est une solution avantageuse à long terme.
Une astuce simple et efficace est d’utiliser la fonction de recherche et de rechercher le terme “unsubscribe”. Cela produira un nombre étonnamment élevé de newsletters auxquelles vous n’avez même pas le souvenir de vous être abonné.
Même après le GDPR, vous risquez de trouver littéralement des centaines de courriers indésirables. Examinez chacun d’entre eux et désabonnez-vous. Ce sera une épreuve de douleur à court terme pour un gain à long terme.
4- Utilisez judicieusement le dossier spam
L’identification automatique des spams s’est améliorée ces dernières années. Mais ils se glissent toujours dans nos boîtes de réception. C’est une autre façon facile de désherber votre jardin d’email. Entrainez votre dossier spam pour qu’il devienne encore meilleur en y plaçant des mails suspects. Regardez également dans votre dossier spam pour retirer tous les courriels légitimes qui y ont été placés inutilement.
5- Demandez à vos amis et collègues de cesser de vous envoyer des emails
Ne soyez pas timide. Faites preuve de tact. Une autre cause de surcharge email est l’envoi d’emails indésirables par les personnes les plus proches de vous. Demandez poliment aux autres de cesser de vous envoyer des emails qui seraient mieux partagés lors d’une réunion, au téléphone ou par SMS.
6- Simplifiez vos demandes
N’envoyez pas d’emails trop compliqués. Si vous demandez cinq choses, beaucoup de gens ne répondent correctement qu’à la dernière chose sur votre liste. Cela génère simplement d’autres emails pour les quatre autres éléments.
7- Veillez à ce que vos réponses soient complètes
Répondez à tout ce que vous recevez par email. Ne pas le faire ne fait que créer d’autres emails à la recherche de ce à quoi vous n’avez pas répondu.
8- Ne consultez vos emails qu’à des heures fixes
Il est de plus en plus évident que l’on est plus productif (et moins stressé) si l’on vérifie et répond aux emails seulement quelques fois par jour. Le mythe veut que nous soyons toujours joignables. Et si vous devez l’être, les emails ne sont pas la meilleure méthode. Utilisez une forme de messagerie instantanée.
9- Répétez le titre de votre sujet dans le corps de l’email
On pourrait penser que le fait d’écrire deux fois est un gaspillage d’efforts. Ce n’est pas le cas avec les emails. Écrivez exactement le but de votre email de manière succincte (15 mots maximum) dans l’objet de votre email et terminez votre email avec la même phrase. En le disant clairement et deux fois, on augmente la probabilité d’obtenir une réponse complète et appropriée, ainsi qu’une réponse adéquate à la demande.
10- Abandonnez complètement les emails
Le nombre de personnes et d’organisations qui ont cessé d’utiliser les emails pour utiliser d’autres méthodes de communication continue d’augmenter. Pourtant, envoyer des emails peut vous rendre moins stressé et plus productif. D’autres méthodes de communication sont souvent plus fluides. C’est vraiment possible. Essayez pendant une semaine.
Testez certains ou tous ces conseils. Parfois, ce que nous prenons pour acquis sont les choses qui nous causent le plus de problèmes.