Malgré l’avènement de la technologie moderne, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des méthodes obsolètes de suivi des actifs. Vous avez peut-être une feuille de calcul Excel partagée qui tient compte de vos biens les plus importants ou, si vous êtes une petite entreprise, un tableau blanc où vous notez toutes vos données.
Ces systèmes sont intrinsèquement défectueux et pourraient finir par vous coûter de l’argent et du temps si vous ne vous engagez pas rapidement dans une transformation numérique. Mais comment le suivi des actifs a-t-il évolué au cours de la dernière décennie, et pourquoi est-il si important de se convertir ?
Quelles sont les caractéristiques d’un suivi moderne des actifs ?
Alors, à quoi ressemble un suivi des biens “moderne” ? La meilleure façon de se mettre à la page est de regarder un exemple de logiciel de suivi des actifss, comme EZOfficeInventory, qui est livré avec les fonctionnalités suivantes :
Une journalisation complète
La plupart des logiciels de suivi des actifs vous aideront à chaque étape du processus de suivi, de l’acquisition à la maintenance en passant par la gestion de fin de vie. De cette façon, vous n’êtes pas obligé d’utiliser plusieurs systèmes ou de mettre à jour vos dossiers de façon incohérente au fur et à mesure que le temps passe.
Le marquage numérique
Votre système vous permettra également d’étiqueter numériquement vos biens, que ce soit par l’utilisation de RFID, de codes QR ou d’un autre support. Cela réduit toute confusion potentielle au niveau des biens et en facilite la catégorisation et le suivi.
Numérisation et mise à jour simples
La combinaison de marquage numérique et de scanners portables facilite la numérisation de vos actifs et la mise à jour de vos dossiers internes. Pour certaines applications, le processus est presque entièrement automatisé.
Mises à jour en temps réel
Grâce au suivi de vos actifs au fur et à mesure de leur utilisation et à leur numérisation régulière, tous vos dossiers sont mis à jour en temps réel, ce qui vous garantit de disposer à tout moment des informations les plus récentes.
Perspectives et analyses
On ne peut pas générer un rapport d’analyse basé sur des données que l’on garde sur un tableau blanc. Une plateforme numérique vous permettra de mieux cerner les idées et les valeurs extrêmes et de générer des rapports réguliers que vous pourrez utiliser pour faciliter la prise de décision au sein de votre organisation.
Pourquoi le suivi numérique des actifs est important
Comment l’utilisation de cette technologie améliorera-t-elle votre entreprise ?
- Le temps : Il faut beaucoup moins de temps pour scanner les codes et entrer automatiquement les données dans votre système que pour consigner manuellement chaque enregistrement.
- L’argent : La gestion des biens numériques vous avertit lorsqu’il est temps d’entretenir ou de remplacer votre équipement et peut vous guider dans le processus de gestion de fin de vie afin de maximiser votre retour sur investissement.
- Précision : Comme bon nombre de processus d’un système numérique sont automatisés ou contrôlés par le système, on peut compter sur des renseignements plus précis pour la prise de décisions.
- Centralisation : Les données de l’ensemble de votre organisation seront disponibles en un seul endroit central, ce qui les rendra accessibles à tous vos gestionnaires, superviseurs et employés. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour prendre de meilleures décisions en temps réel, dans toute l’entreprise.
Comment commencer une transformation numérique
Si vous ne savez pas comment démarrer avec ce processus de transformation numérique, la tâche est plus facile que vous ne le pensez :
- Trouvez la bonne option : Il existe des dizaines de plates-formes de suivi des actifs disponibles, mais elles ne seront pas toutes adaptées à votre entreprise. Investissez votre temps pour examiner les caractéristiques, les forces, les faiblesses et les applications potentielles de chaque plate-forme et investissez dans celle qui convient le mieux à votre secteur d’activité et à vos biens spécifiques.
- Formez l’équipe : La formation du personnel est impérative pour assurer une transition en douceur. Les membres de votre équipe devraient être parfaitement au courant du fonctionnement du nouveau système et savoir quand le changement aura lieu, bien avant que vous ne finalisiez l’installation du nouveau système. Essayez de clarifier toute question ou confusion avant de commencer à l’utiliser.
- Migrer les anciennes données (si possible) : Si vous le pouvez, essayez de migrer vos anciennes données de suivi des actifs vers la nouvelle plate-forme. Cela vous permettra de disposer de toute les informations sur votre passé et de faciliter le processus de transition. Malheureusement, cela n’est pas toujours possible en raison des compatibilités logicielles, mais cela vaut la peine d’essayer.
- Se lancer : Lorsque toutes les pièces du puzzle sont en place, mettez en route le nouveau système. Il vaut mieux faire la transition d’un coup, au début d’une nouvelle semaine plutôt que d’essayer d’utiliser les deux systèmes simultanément pendant une période de transition.Une fois que vous aurez numérisé votre système de suivi des actifs, vous vous demanderez pourquoi vous n’avez pas fait la transition plus tôt. À l’avenir, cette technologie ne fera que devenir plus sophistiquée, avec les assistants numériques, l’IA et la numérisation simplifiée, ce qui rendra les choses encore plus faciles pour vous et vos employés.